Bước 1: Xác định vị trí lưu thư ban đầu của Microsoft Outlook 2003.
Trước tiên, bạn phải thấy được những tập tin và thư mục ẩn vì Outlook "giấu” các tập tin dữ liệu của nó kỹ lắm. Bạn vào menu Start -> All Programs -> Accessories -> Windows Explorer -> menu Tools -> Folder Options - > thẻ View -> trong vùng Advanced settings, nhóm Hidden files and folders, chọn Show hidden files and folders -> 0k.
Bạn vào ổ đĩa chứa thư mục cá nhân của bạn (thông thường là ổ đĩa C:), tìm đến thư mục Documents and Settings, vào thư mục mang tên tài khoản của bạn, tiếp tục vào thư mục Local Settings
-> Application Data -> Microsoft -> Outlook -> bạn sẽ thấy một (hoặc vài) tập tin có phần mở rộng .pst trong đó có một tập tin tên Outlook.pst và một tên extend.dat.
Bước 2: Thay đổi vị trí lưu thư đến nơi khác.
Bạn chép toàn bộ thư mục Outlook đã tìm thấy ở bước trên đến vị trí mới, có thể lên ổ đĩa USB, ổ đĩa cứng khác hay máy tính khác mà máy của bạn có thể truy cập được. Giả sử, tôi chọn chép lên ổ E:\Email\Outlook.
Bước 3: Thay đổi thông số trong Microsoft Outlook 2003.
Đây là bước cực kỳ quan trọng quyết định mọi sự thành công hay thất bại, bạn mở Outlook lên, vào menu Tools -> chọn Options -> thẻ Mail Setup -> nhấn nút Data Files -> nhấn nút Add để thêm vào vị trí lưu thư mới -> chọn Office Outlook Pelsonal Folders file (.pst). Đối với Outlook XP, bạn chỉ có duy nhất lựa chọn này. Còn đối với Outlook 2003, bạn có thêm lựa chọn Outlook 97 – 2002 Personal Folders File nhằm tương thích với các phiên bản cũ
-> 0k -> tìm đến vị trí lưu thư mới (ví dụ E:\Email\Outlook), chọn tập tin Outlook.pst -> 0k -> đặt tên Personal Folders trong ô Name, có thể nhấn nút Change Password để áp dụng mật khẩu cho thư mục chứa thư trong Outlook hoặc nhấn nút Compact Now để nén tập tin dữ liệu -> 0k -> làm tương tự cho những tập tin .pst còn lại.
Việc còn lại là xóa vị trí lưu thư cũ và cả những tập tin dữ liệu cũ luôn (cho an toàn), bạn nhấn nút Close rồi Ok để đóng cửa sổ Options lại, tiếp tục vào Menu Tools ->E-mail Accounts -> chọn View or change existing e-mai accounts -> Next -> chọn tài khoản e-mail trong vùng Outlook processes e-mail for these accounts in the following order -> chọn tên thư mục lưu thư mới trong danh sách xổ xuống Deliver new e-mail to the following location -> làm tương tự cho các tài khoản e-mail còn lại nếu có -> Finish -> Ok trong bảng xác nhận -> vào menu Tools -> Options -> thẻ Mail Setup -> nút Data Files -> chọn vị trí lưu thư cũ -> nhấn nút Remove để xóa đi -> nhấn nút Yes trong bảng xác nhận -> nhấn Close - > nhấn 0k -> đóng Outlook rồi mở lên trở lại để những thay đổi có hiệu lực và bạn sẽ thấy "điều kỳ diệu".