Theo đó, Chủ tịch UBND TP HCM yêu cầu các cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi tổ chức lại phải ưu tiên bố trí nguồn kinh phí, nhân lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ số hóa.

Đồng thời triển khai công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức để đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành được thông suốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu.

Các cơ quan, đơn vị phải tập trung triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; hồ sơ, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.

Việc công tác số hóa tài liệu cần tuân thủ đúng các quy định về quy trình số hóa; yêu cầu kỹ thuật của tài liệu số hóa; cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hóa; bảo đảm an toàn tài liệu, an toàn thông tin trước, trong và sau quá trình thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu theo đúng hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Chủ tịch UBND TP HCM giao Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ các cơ quan, tổ chức trong quá trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi tổ chức lại trên địa bàn thành phố.

Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử nhằm đảm bảo sự đồng bộ các dữ liệu thông tin đầu vào, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Trung tâm Chuyển đổi số TP HCM chuẩn bị tài nguyên máy chủ, hạ tầng lưu trữ và phương án đảm bảo an toàn thông tin tại Trung tâm dữ liệu thành phố. Qua đó, bố trí cho các cơ quan, đơn vị phục vụ lưu trữ cơ sở dữ liệu, tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trung tâm Chuyển đổi số TP HCM có trách nhiệm phối hợp thực hiện khoanh vùng đóng gói dữ liệu của các quận, huyện, TP Thủ Đức để có thể bàn giao cho đơn vị mới…