Tất nhiên, một MFP cũng có mặt trái của sự tiện lợi đó là một máy in bị phân tản ra nhiều công việc có nghĩa là sức mạnh của nó không thực sự nổi bật so với một máy in có một chức năng riêng. Bước đầu tiên trong việc lựa chọn mua một MFP thì người dùng phải chỉ ra các tính năng mình thực sự cần. Trong khi có nhiều mô hình máy in đa chức năng trên thị trường, nhưng nhìn chung thì 3 tính năng chính mà nó làm việc đó là in, scan và fax.
In ấn
Cũng như việc lựa chọn một máy in truyền thống, sự đánh đổi chính trong việc mua một MFP là giữa chất lượng, đầu tư ban đầu và chi phí sử dụng. Nhưng có nhiều điều mà người dùng cần phải xem xét với một MFP là chức năng chính mà mình thường xuyên sử dụng.
Nếu thường xuyên cần rất nhiều bản sao và nhận fax, bạn sẽ có rất nhiều yếu tố cho nhu cầu sử dụng chẳng hạn như xem xét mua một MFP laser thì đầu tư chi phí cao hơn, đó là rẻ hơn in phun nếu tính theo cơ sở chi phí in cho mỗi trang giấy.
Trong thực tế, trừ khi bạn đang xem xét việc mua một máy MFP cao cấp, phần chênh lệch giá giữa 2 công nghệ là tương đối nhỏ và dĩ nhiên laser sẽ là lựa chọn cho bạn. Nếu muốn in nhiều màu sắc thì máy in phun lại là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Quét
Quét là một phần quan trọng của MFP bởi vì ngoài vai trò giúp hình ảnh của bạn đưa vào máy, nó hỗ trợ cả chức năng fax và sao chép.
Hiện nay, hầu hết các máy MFP tốt đi kèm với máy quét hợp lý thì có khả năng cung cấp độ phân giải 600 dpi và đầu ra là 24-bit. Điều này là rất nhiều cho các bản fax (thường yêu cầu không quá 150 dpi màu đen và trắng), đủ tốt cho bản sao chất lượng cao, lưu trữ tài liệu và hình ảnh.
Đừng bị ảnh hưởng bởi tuyên bố của nhà sản xuất về thông số đến hàng ngàn điểm ảnh/inch, đây là những tính toán bằng cách sử dụng các thuật toán phần mềm toán học vốn cung cấp mật độ phân giải cao hơn so với khả năng của máy quét và kết quả chất lượng đầu ra chủ yếu là kém. Thay vào đó, bạn nên tìm độ phân giải quang học của máy quét, nó cho biết nhiều chi tiết làm thế nào để người dùng nhìn thấy rõ nhất. Nhìn chung giá trị này cao hơn thì chất lượng của các kết quả quét sẽ tốt hơn.
Tiếp theo một thông số bạn cần biết đó là tốc độ bị ảnh hưởng bởi 2 yếu tố bạn cần biết. Thứ nhất, tốc độ nhanh chóng để các máy quét có thể đọc một trang, rõ ràng thời gian ngắn hơn, khiến bạn ít chờ đợi hơn. Tuy nhiên, yếu tố thứ 2 quan trọng không kém đó là phương pháp giấy được đưa vào máy: một máy quét phẳng đòi hỏi bạn phải tự loại bỏ từng tờ giấy vào vị trí quét. Nếu bạn muốn quét nhiều tài liệu, bạn có thể sẽ cần mua một máy in MFP đi kèm với một feeder cho phép bạn đặt một chồng giấy lên và việc quét/fax hay chụp lại sẽ dễ dàng và nhanh hơn nhiều.
Fax
Trong số ba chức năng cơ bản của MFP, fax nhanh chóng trở thành vai trò quan trọng nhất trong công việc. Tuy nhiên, nếu bản fax là một phần quan trọng trong công việc thì bạn sẽ cần bảo đảm rằng các máy MFP được chọn có thể làm việc với cả 2 hệ thống độc lập hoặc kết hợp với máy tính của bạn. Điều này có nghĩa rằng máy đó không chỉ có khả năng fax tài liệu trực tiếp từ nó mà có thể làm việc ngay với một máy tính.
